從系統(tǒng)和全局出發(fā)，優(yōu)化采購體系

市場競爭持續(xù)不斷、產(chǎn)品技術(shù)的差異不斷縮小、集成度不斷提高，是整個市場現(xiàn)狀的真實寫照。隨著產(chǎn)品生命周期的縮短、訂單變化的起伏加大以及產(chǎn)品交貨期的壓力倍增，采購成本控制對電子制造商的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。同時，采購的速度、效率、訂單的執(zhí)行情況也會直接影響到企業(yè)是否能夠快速靈活的滿足下游客戶的需求，進而影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。

采購體系的優(yōu)化涉及采購行為的多個方面，不論是滿足按時供料目標(biāo)、比較采購價格，還是實現(xiàn)最低總成本、減少需求變動等等，都存在提升空間。不僅如此，采購優(yōu)化還涉及企業(yè)內(nèi)部多個部門，例如設(shè)計開發(fā)部、倉儲部、生產(chǎn)部等。

新念科技(深圳)有限公司采購部項目主任鄒淑勤

新念科技(深圳)有限公司采購部項目主任鄒淑勤認(rèn)為：“在我看來，采購優(yōu)化主要分為：采購BOM的優(yōu)化、采購流程的優(yōu)化、采購管理的優(yōu)化以及采購人員的優(yōu)化?！?

她表示，采購BOM優(yōu)化就是要確保BOM中每一顆物料都是能滿足設(shè)計需求、滿足質(zhì)量要求的最便宜的物料，而且是最容易采購的物料?！懊恳活w物料盡可能有3顆或以上的替代料，而且這些替代料的選用要有不同層次，以滿足缺貨時的緊急調(diào)料。比如電解電容，在考慮到常用的品牌如Rubycon、Panasonic、Chemicon等的同時，還可以考慮ILLINOIS，因為它的交貨周期很短，不到4周?！彼f。

越來越多的企業(yè)將優(yōu)化供應(yīng)商組合和優(yōu)化材料需求結(jié)構(gòu)滲透到日常工作中。

具體采購操作時，一方面會貨比三家，以選擇產(chǎn)品單價最低來實現(xiàn)采購成本節(jié)支。信瑞電子（深圳）有限公司采購專員周波表示：“除了針對不同品牌的兩三家代理商詢價外，我們還會擴大詢價范圍從亞洲到歐洲，往往得到了令人滿意的采購價?！钡硪环矫妫F(xiàn)在的采購更看重的是總成本降低，而總成本包括研發(fā)成本、原物料成本、加工成本、運輸成本等，其中任何一項成本的降低，都能打到總成本降低的目的，因此往往會綜合考慮各個因素。

正如羅蘭貝格公司構(gòu)建的金字塔式采購成本優(yōu)化系統(tǒng)圖所示，越來越多的電子制造商將優(yōu)化供應(yīng)商組合和優(yōu)化材料需求結(jié)構(gòu)滲透到他們的日常工作中。周波指出：“項目前期控制十分重要。除了直接談判價格達到降價目的的方式外，替換物料也是十分重要的手段。設(shè)計人員往往只對產(chǎn)品的功能和性能負(fù)責(zé)，對產(chǎn)品的交貨準(zhǔn)確性、市場競爭力等并不熟悉，采購部門通常在設(shè)計初期就開始介入，向他們推薦價格上有優(yōu)勢、品質(zhì)、服務(wù)、替代性都較好的產(chǎn)品。這方面的案例不勝枚舉，有一項物料我們2013年預(yù)計用量20萬顆，替代后可節(jié)省20萬美元。”

信瑞電子 (深圳)有限公司采購專員周波

他還表示，為了達到降低成本的目標(biāo)，需方會以未來批量生產(chǎn)將從供方處購買作為承諾，同時也會要求供方未來兩三年批量階段以最惠價格支持，每年成本下降一定幅度百分點。不過，周波還強調(diào)說，并不是所有的物料都存在替代的價值，只有那些用量大、價值比重高的物料，才會多方進行對比驗證進而推進，其中仍存在替換風(fēng)險，即設(shè)計變更、生產(chǎn)變更、產(chǎn)品性能差異等其他連鎖反應(yīng)，要權(quán)衡所有因素才可以進行下去。

“采購流程的優(yōu)化是包括各部門協(xié)調(diào)的優(yōu)化，確保采購的流程盡可能簡單，但是可以起到互相監(jiān)督，互相遏制的作用，盡可能減少流程中個人因素的作用?！编u淑勤繼續(xù)說。企業(yè)在采購之初，首先需要建立嚴(yán)格的采購制度，規(guī)范和優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程，這是進行系統(tǒng)性采購的成本質(zhì)量控制的基礎(chǔ)。采購制度應(yīng)規(guī)定申購、審批、簽約、采購執(zhí)行、檢驗、入庫等采購流程，明確采購工作的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范日常申購行為，嚴(yán)格審批手續(xù)。規(guī)范業(yè)務(wù)流程，細分信息、計劃、采購、結(jié)算的職責(zé)界面，明確各自責(zé)任，使采購價格內(nèi)部透明化，各職能部門之間既分工協(xié)作，又互相制約，避免業(yè)務(wù)工作中暗箱操作。

與此同時，還要建立全過程全方位的有效監(jiān)控體系。全過程監(jiān)控體系需要重點控制采購的四個環(huán)節(jié)：計劃制定、合同簽訂、質(zhì)量檢驗和款項結(jié)算。對計劃的合理和準(zhǔn)確性，合同的合法與公平性，驗收的透明度以及款項的結(jié)算進行行政監(jiān)督、財務(wù)審計、制度考核等全面監(jiān)控，確保采購管理的規(guī)范運作。企業(yè)應(yīng)重點關(guān)注對采購價格的監(jiān)督，建立健全與自身相適應(yīng)的價格管理體系，成立統(tǒng)一的價格管理委員會，負(fù)責(zé)采購價格的事前市場詢價、事中價格審批、事后考核工作，價格審批人員要對采購部門的物資到貨、價格審批記錄存檔、備案。同時，價格審批要相互制約，對于一筆采購業(yè)務(wù)的審批，要形成自下而上逐級審批方可生效的內(nèi)部制約機制。

采購管理的優(yōu)化，包括采購文件、采購管理的KPI指標(biāo)的優(yōu)化，庫存管理的優(yōu)化，采購物料的分類管理的優(yōu)化。采購體系的優(yōu)化應(yīng)從系統(tǒng)性出發(fā)，全方位關(guān)注企業(yè)采購的內(nèi)部管控和外部管控。如果說BOM優(yōu)化和采購流程的優(yōu)化是企業(yè)采購的內(nèi)部管控的話，那么采購管理的優(yōu)化則更注重的是外部的管控，主要涉及供應(yīng)商關(guān)系管理。

優(yōu)化的供需關(guān)系應(yīng)該是建立在戰(zhàn)略層次上的供需關(guān)系。現(xiàn)代供需關(guān)系認(rèn)為，供應(yīng)商是需求商最重要的合作伙伴，應(yīng)本著長期穩(wěn)定互信互惠的原則來構(gòu)建新型的供需鏈。要想建立一種既相對穩(wěn)定又充滿競爭機制，有供應(yīng)保障能力和質(zhì)量保證能力的物資供應(yīng)鏈，必須選好供應(yīng)商和加強供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商戰(zhàn)略聯(lián)盟。

首先，要選擇合適的供應(yīng)商。先是審查供應(yīng)商的基本信息，包括公司組織結(jié)構(gòu)是否健全、財務(wù)狀況是否穩(wěn)定、生產(chǎn)的品種和產(chǎn)能、有哪些客戶群體等。供應(yīng)商通過基本的審查關(guān)后，可以派出由研發(fā)、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)管理等相關(guān)人員組成的團隊對其進行現(xiàn)場審查，做詳細的認(rèn)證。之后，再由供應(yīng)商開始產(chǎn)品送樣直到供應(yīng)商的產(chǎn)品通過批量認(rèn)證。審查供應(yīng)商最重要的環(huán)節(jié)是現(xiàn)場驗證和樣品抽驗?！斑x擇合適的供應(yīng)商時要做到：一是選擇綜合素質(zhì)較好的供應(yīng)商作為合作伙伴；二是當(dāng)原來供應(yīng)商的經(jīng)營范圍與企業(yè)的需求不適應(yīng)時，應(yīng)調(diào)換供應(yīng)商；三是應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的誠信情況，定期對供應(yīng)商的經(jīng)營能力、技術(shù)開發(fā)能力、交貨與服務(wù)等進行調(diào)查與系統(tǒng)評價。”周波表示。

其次，要建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條件、交貨推薦、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審查才能歸檔，同時要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。

再次，要與重要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略性合作伙伴關(guān)系。選擇供應(yīng)商需要耗費一定的人力和物力，再加上考察和談判的時間，成本很高。著眼于長期穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，與供應(yīng)商建立一種長期合作的互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，不僅可以保證交貨時間和質(zhì)量，而且隨著訂貨量的增加，還可以達到價格上的優(yōu)惠和付款條件的寬限。“企業(yè)要把供應(yīng)商的業(yè)務(wù)看成是自己業(yè)務(wù)的進一步拓展，創(chuàng)造條件幫助供應(yīng)商把供應(yīng)工作做得更好，共同努力應(yīng)對供應(yīng)商的困難，及時向供應(yīng)商反饋消費者需求，幫助其改進生產(chǎn)設(shè)計、降低制造成本、貼近市場需求。只有雙方共同努力，降低供應(yīng)商的成本，才能降低企業(yè)的采購成本，實現(xiàn)雙贏?！敝懿ㄕf。

采購人員的優(yōu)化，“主要指采購人員本身要具備對市場動態(tài)的敏銳觀察力，比如物料單價要上漲時是否備料，物料是否會出現(xiàn)緊缺狀況。”鄒淑勤說。定期對采購人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握采購管理知識和必備的相關(guān)知識、管理辦法，特別是在工作中利用現(xiàn)代物流、現(xiàn)代管理手段和方法進行有效管理，利用質(zhì)量管理活動促進管理水平的不斷提高。此外，還應(yīng)當(dāng)把適當(dāng)?shù)睦鏅C制和考核機制、獎懲機制相結(jié)合，促使采購人員積極尋找貨源和降低成本的途徑，從而降低采購價格。